Funkcionalnosti:

Otvaranje zahtjeva za putovanjem

Svaki radnik putem web preglednika pristupa aplikaciji i popunjava obrazac „Zahtjev za putovanjem“ gdje se osim osnovnih informacija o destinacijama u koje se putuje i predviđenog trajanja, unose i dodatne informacije kao mjesto troška, odjel, predviđeni troškovi itd.

Odobravanje zahtjeva

Zahtjevi za putovanjem se automatski prikazuju odobravatelju na ekranu koji na temelju podataka unesenih u zahtjevu za putovanje isti odobrava ili odbija.

Komunikacija s putničkom agencijom

U slučaju da postoji potreba za uslugom smještaja ili avionskog prijevoza, generira se e-mail sa svim potrebnim podacima koji su agenciji neophodni za rezervaciju smještaja ili prijevoza. U informatičkom sustavu putničke agencije automatski se pojavljuje upit popunjen istim podacima.

Unos obračuna troškova

Po povratku s puta, radnik se prijavljuje u aplikaciju te upisuje sve troškove koje je imao na putu

Odobravanje troškova

Odobravatelj se prijavljuje u aplikaciju te na ekranu dobiva popis svih obračuna troškova koji čekaju njegovo odobrenje koje on odobrava ili po potrebi traži na uvid priložene račune, eventualno određene troškove osporava ili u krajnjem slučaju odbija cjelokupni obračun troškova.

Likvidatura

Po prijavi u aplikaciju, likvidator na ekranu dobiva popis svih obračuna troškova koji čekaju likvidaturu. Uspoređujući priložene račune s podacima upisanim u obračun troškova, likvidator likvidira obračun troškova. Ukoliko neki podaci nisu dobri, vraća putni nalog u fazu unosa obračuna troškova.

Priprema za isplatu na blagajni

Nakon što je nalog likvidiran, pojavljuje se na ekranu blagajnika koji uz svaki nalog vidi potreban iznos za isplatu ili povrat po valutama. Samom isplatom putni nalog je zaključen.

Izvještavanje

Aplikacija pruža cijeli niz izvještaja namijenjenih različitim svrhama, kao što su:

• knjiga putnih naloga
• pregled naloga po odjelu, djelatniku, destinaciji, svrsi putovanja, izuzetak od pravilnika, obračunati, realizirani/nerealizirani, itd.
• mogućnost različitih grupiranja podataka u izvještajima
• u aplikaciji postoji oko 20 različitih izvještaja a stalno se razvijaju i dodaju novi
• mogućnost exporta podataka za korištenje u Excel, Word ili PDF formatu